Subvention : quelles obligations comptables et financières ?

Pour obtenir des fonds européens, une comptabilité dite développée est obligatoire, accompagnée d’une comptabilité analytique. Des comptes annuels sont également nécessaires.

Lors de la demande d’une subvention

Un budget prévisionnel obligatoire

Un budget prévisionnel est systématiquement demandé, permettant à l’Etat ou à la collectivité de connaître l’utilisation que vous souhaitez faire de la subvention demandée. La notice du dossier de demande de subvention auprès de l’Etat indique d’utiliser la fiche n° 2 : Budget prévisionnel de l’association.

Le budget prévisionnel doit être élaboré, en fonction de votre taille et de vos obligations comptables à partir :

• des comptes annuels de l’exercice précédent (bilan, compte de résultat, annexe) si vous avez l’obligation de les établir ou si vous avez élaboré des comptes annuels de façon volontaire ;
• de l’état des produits et charges de l’exercice précédent, enregistrés par nature, si vous n’avez pas établi de comptes annuels proprement dit, mais si vous avez mis en place une comptabilité soit de trésorerie (produits-charges enregistrés au moment de leur encaissement-décaissement), soit d’engagement (comptabilisation au moment de la créance ou dette) ;
• ou de l’état recettes-dépenses de l’exercice précédent, classées par nature, pour retrouver les rubriques du plan comptable associatif¹.
  • Pour plus d’informations à ce sujet, consultez le guide « Gérer les comptes » – Documents de fin d’exercice, les comptes annuels (obligation d’établir des comptes annuels).
    Rappel : le budget prévisionnel ne doit pas être élaboré en repartant du précédent et en augmentant ici ou là quelques charges (dépenses) ou produits (recettes). Il doit s’appuyer sur les charges et produits réels de l’exercice précédent qui serviront de base à la réalisation du budget prévisionnel.
  • Pour plus d’informations à ce sujet, consultez le guide « Gérer les comptes » de votre association – Le budget prévisionnel.
    Précision : si vous établissez un budget respectant la nomenclature du plan comptable associatif, il suffit de le transmettre en ne faisant figurer, sur la fiche n° 2 qui si réfère, que le montant de la subvention demandée.

D’autres documents demandés

Le dossier de demande de subvention de l’Etat prévoit une liste de documents à annexer à votre demande. Parmi ces documents figurent les comptes annuels approuvés du dernier exercice clos et le(s) rapport(s) du commissaire aux comptes (pour les associations qui en ont un). Si ces documents ont fait l’objet d’une publication sur le site internet du JO, ne joindre que la référence de cette publication.

Il est donc nécessaire d’établir des comptes annuels et au minimum un état du patrimoine de l’association ainsi que le dernier compte de résultat de l’exercice précédent.

Une fois la subvention obtenue

La loi du n° 2000-321 du 12 avril 2000, relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations a prévu dans son article 10, qu’un compte-rendu financier doit être déposé auprès de l’autorité administrative ayant versé la subvention dans les 6 mois suivant la fin de l’exercice pour lequel elle a été attribuée.

Il doit obligatoirement être établi avant toute nouvelle demande de subvention doit être accompagné du dernier rapport annuel d’activité et des comptes approuvés du dernier exercice clos.

Par ailleurs, le budget et les comptes de tout organisme de droit privé ayant reçu une subvention, la convention prévue lorsque la subvention dépasse 23 000 € et le compte-rendu financier de la subvention doivent être communiqués à toute personne qui en fait la demande par l’autorité administrative.

Pour établir le rapport financier de la subvention, l’enregistrement de l’ensemble de vos flux financiers (ou non) dans une comptabilité est nécessaire. Le tableau de synthèse du compte rendu financier reprend la nomenclature du plan comptable associatif, qu’il faudra créer si vous n’avez pas mis en place une comptabilité conforme au règlement n° 99-01.

En cas de sollicitation de fonds européens

La sollicitation de fonds européens (FSE) nécessite la mise en oeuvre obligatoire d’une comptabilité conforme au règlement n° 99-01 et l’élaboration de comptes annuels complets, mais aussi la mise en place d’une comptabilité analytique développée.

En effet, la réglementation du compte rendu financier de subventions européennes oblige d’affecter les charges directes au projet subventionné et répartir les charges indirectes (charges de fonctionnement, dotations aux amortissements de biens communs à plusieurs projets...) très scrupuleusement.

En conclusion, dès que vous sollicitez une subvention auprès de l’Etat, des collectivités territoriales et de l’Europe, une comptabilité doit être mise en place.

¹ Règlement n° 99-01 du 16 février 1999 du Comité de la réglementation comptable (CRC) relatif aux modalités d’établissement des comptes annuels des associations et fondations homologué par l’arrêté du 8 avril 1999.