Comment rembourser les frais des bénévoles ?

28 juin 2011  //  Administratif, Bénévolat  //  Mots-clefs :, , , ,  //  No comments

volunteering 249x300 Comment rembourser les frais des bénévoles ?Participer à titre bénévole à l’animation et au fonctionnement de l’association ne signifie pas « mettre de sa poche » ! Les bénévoles au sein des associations ont la possibilité de se faire rembourser les frais qu’ils engagent pour l’association : frais de déplacement, frais de restauration, de matériel… Toutefois un certain formalisme s’impose ! Alors comment s’y prendre ?

Quelles sont les modalités de remboursement des frais de bénévoles ?

Les remboursements de frais doivent correspondre à des dépenses réelles et justifiées, sous peine d’être requalifiés en une rémunération. Faut-il une autorisation du conseil d’administration pour procéder au remboursement de frais des bénévoles ? Quelles règles adopter ? Comment établir une note de frais ? Faut-il exiger systématiquement les pièces justificatives ? Attention, toute association est tenue de garder les justificatifs des dépenses réelles durant une période de 4ans… prudence oblige en cas de contrôle de l’Urssaf ou de l’administration fiscale !

Comment éviter tout risque de requalification du bénévole… en salarié ?

Attention : les sommes versées au bénévole doivent uniquement correspondre au remboursement à l’euro près des frais occasionnés et non être un dédommagement pour ses efforts et sa participation au sein de l’association. Tout versement forfaitaire et sans justificatif entraine un risque de changement de statut du bénévole en salarié par l’Urssaf. Le seul secteur qui échappe à ce système est le secteur des associations sportives qui bénéficie d’un dispositif de dérogations lui permettant dans certains cas de verser une indemnité à certains de ses bénévoles.

Dans quelles conditions un abandon du remboursement des frais par le bénévole peut lui permettre de bénéficier de la réduction d’impôt relative aux dons ?

Tout bénévole peut décider d’abandonner le remboursement de ses frais à l’association. L’abandon de frais est considéré comme un don, toutefois pour que le bénévole puisse bénéficier de la réduction d’impôt relative aux dons, il faut réunir un certain nombre de conditions. L’association doit être fiscalement reconnu d’intérêt général et fournir une attestation d’abandon du remboursement des frais comme justificatif fiscal. Concrètement comment déclarer l’abandon des frais ? Pour aller plus loin : La fiche remboursement de frais dans le guide « l’association et les bénévoles » sur le site associathèque Le focus thématique sur « Rembourser les frais des bénévoles » (décembre 2008)

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